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Centralizzare le informazioni

Introduzione

Problema

Le cose passano per la testa, le richieste volano nella casella di posta elettronica e un milione di altre cose arrivano da fonti diverse, come lo strumento di gestione dei progetti del team. Non sarebbe fantastico se ci fosse un unico posto dove poter rivedere tutti questi elementi d'azione? Beh, non siete soli...

Una lavagna operativa centralizzata è il sogno di ogni manager.

Quando si lavora in team, un sistema di gestione dei progetti come Asana o Trello viene utilizzato dal gruppo per collaborare, organizzare i compiti in progetti e assegnarli ai membri del team. Il problema dell'utilizzo di strumenti specializzati è che non forniscono una visione d'insieme di tutti i compiti da considerare durante il processo decisionale e di pianificazione.

E il nostro lavoro e la nostra vita sono abbastanza complessi da meritare più di uno strumento per gestirli.

Scenario

State preparando il prossimo sprint con il vostro team e state cercando di prevedere la disponibilità di tempo e risorse per quel periodo. Dovete assicurarvi che ogni membro del team sia in grado di portare a termine il lavoro nel modo più efficiente possibile.

Questo processo avviene nello strumento di gestione del progetto perché contiene tutti i ticket/le voci di azione per lo sprint e alcune informazioni contestuali come l'assegnatario, l'impegno, la scadenza, ecc.

Si tiene una riunione per discutere del prossimo sprint e si conclude con la sensazione che questa volta la stima elaborata dal team sia la più accurata possibile.

Il giorno dopo, però, ricevete un'e-mail dall'ufficio contabilità che vi comunica che la sovvenzione richiesta due mesi prima è stata accettata. L'istituto finanziario ha ora bisogno di informazioni legali per sbloccare i fondi. Ci vorrà almeno un giorno di tira e molla. Poiché le vostre conversazioni con il comitato per la sovvenzione sono avvenute via e-mail, non sono state trasportate nello strumento di gestione del progetto e quindi sono state perse durante la riunione di pianificazione.

L'inefficienza è comune quando non si dispone di uno spazio centralizzato per la visione d'insieme delle cose critiche che accadono nell'organizzazione su diversi strumenti.

Come si potrebbe fare meglio la prossima volta?