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Tattiche per aiutare il follow-up

Introduzione

Condividere una sintesi

È necessario riconoscere che, anche se alcune persone non sono necessarie per l'adozione di una decisione (cfr. Preparare l'ordine del giorno), molti devono essere informati di ciò che è avvenuto durante la riunione in questione.

È un errore molto comune nelle organizzazioni di tutto il mondo. Comunicare i risultati della riunione a un gruppo più ampio aumenta le possibilità di ricevere un feedback che metta in discussione le decisioni. Di conseguenza, le persone tendono a non comunicare per evitare di dover rispondere ai commenti o, peggio, di dover rielaborare l'intera decisione.

Quanto prima comunicherete le decisioni prese, tanto meno riceverete feedback dell'ultimo minuto. Inoltre, ciò spingerà le persone che vogliono partecipare al processo decisionale a farsi coinvolgere per tempo.

Se siete stati trasparenti fin dall'inizio e nessuno ha manifestato interesse o preoccupazione, è più facile "scartare" i loro commenti dell'ultimo minuto se ritenete che non siano giustificati. Un modo per farlo è condividere l'ordine del giorno con tutti coloro che alla fine saranno informati delle decisioni prese. In questo modo possono contribuire (prima della riunione) ai diversi argomenti senza partecipare alla riunione.

Nel complesso, come organizzatore, cercate di rispettare il tempo delle persone e invitate solo le persone necessarie per risolvere il problema in questione. Se non siete sicuri, chiaritelo nella descrizione o contattate direttamente le persone che non sono sicure delle specifiche della riunione.

Infine, condividete sempre il resoconto della riunione con tutti i partecipanti e con tutte le persone che devono essere messe al corrente delle decisioni, anche se non hanno potuto partecipare o non sono state invitate alla riunione.

Seguito

Quando si incontra qualcuno (spesso esterno all'azienda) come una persona del proprio ecosistema, un investitore, un collega imprenditore o un potenziale cliente, si applicano tre regole:

  1. Seguito
  2. Seguito
  3. Seguito

Una semplice e-mail di ringraziamento può essere molto utile. È anche l'occasione per sottolineare i punti chiave, ma anche per dare seguito all'aiuto che la persona ha offerto, come una presentazione a qualcuno, un documento, ecc.

Non aspettate più di 24 ore per dare un seguito e non esitate a farlo ancora una volta 3-4 giorni o una settimana dopo, nel caso in cui l'e-mail sia caduta nel dimenticatoio. La maggior parte dei client di posta elettronica dispone di una funzione Snooze che può essere utilizzata a questo scopo.