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Tattiche per aiutare a preparare l'agenda

Introduzione

Preferenze di tempo

Come discusso in Proteggere gli orari, dovreste sempre cercare di tenere conto delle vostre preferenze quando si tratta di programmare le riunioni.

Ma ovviamente non è sempre possibile. Quando una riunione è urgente o quando un partecipante non può soddisfare le vostre preferenze di orario, dovete essere flessibili.

Ordine del giorno

Poiché la maggior parte delle riunioni non ha un ordine del giorno preciso, le riunioni si svolgono senza una direzione chiara.

È responsabilità dell'organizzatore della riunione stabilire un ordine del giorno. Non deve essere una lunga spiegazione, ma semplicemente descrivere il problema e fornire un po' di background insieme a una serie di obiettivi chiari.

Per le riunioni che coinvolgono molti partecipanti e/o diversi argomenti, è fondamentale definire con maggiore precisione l'ordine del giorno con l'elenco degli argomenti da discutere, gli obiettivi decisionali e l'allocazione del tempo per ogni argomento.

Questo aiuterà a inquadrare la discussione, aiutando i partecipanti a pensare a una potenziale soluzione in anticipo.

L'ordine del giorno dovrebbe essere condiviso qualche giorno prima per consentire ai partecipanti di familiarizzare con il materiale.

Raffinare

Il valore delle riunioni consiste nel far sì che un gruppo di persone intelligenti si confrontino contemporaneamente per risolvere un problema.

In altre parole, le riunioni sono interessanti per sfruttare le sinergie di pensiero.

Perché allora si spende tanto tempo per spiegare la questione anche se i partecipanti avrebbero potuto leggere quelle informazioni in anticipo?

Dopo aver letto il libro I consigli di amministrazione delle startup: Ottenere il massimo dal consiglio di amministrazionemi è apparso chiaro che le riunioni del consiglio e del team dovrebbero essere gestite in due fasi.

La prima fase dovrebbe essere asincrona. L'organizzatore deve scrivere e condividere un breve documento che riassuma l'ordine del giorno e spieghi i punti chiave.

I partecipanti devono leggere questo documento prima della riunione e commentare i vari punti, ponendo domande e chiarimenti.

Questa prima fase consente ai partecipanti di affinare meglio la questione centrale e forse di rispondere già ad alcuni punti. Inoltre, crea un maggiore impegno da parte di tutte le parti interessate.

Il secondo passo è la riunione stessa, che è sincrona. Durante la riunione, l'obiettivo è utilizzare la potenza cerebrale presente nella stanza e concentrarsi sulla ricerca di una soluzione per il problema in questione, piuttosto che passare il tempo ad aggiornare tutti sull'argomento in questione.

Contribuenti contro seguaci

Poiché organizzare una riunione è una tale sofferenza, gli organizzatori cercano di ridurre il più possibile lo sforzo per andare avanti con la loro vita.

Di conseguenza, le persone tendono a invitare tutte le parti interessate a cui riescono a pensare, facendo ricadere sull'invitato lo sforzo di capire se è effettivamente necessario per la riunione.

È vostra responsabilità, in quanto organizzatori, limitare il numero di persone presenti alla riunione. In primo luogo, aumenterà notevolmente la qualità degli scambi e il coinvolgimento dei partecipanti.

È più facile nascondersi in una foresta che dietro un singolo albero...

In secondo luogo, le persone saranno grate e quindi più disposte ad aggiungere valore alle riunioni a cui sono invitate.

Non significa che le persone debbano essere escluse dalle conversazioni e dalle decisioni. Si veda il capitolo Dare sempre seguito per ulteriori informazioni.