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Tattiche per aiutare a stabilire le priorità del lavoro

Introduzione

Importante vs. urgente

È ovvio che sarebbe bello se si potessero fare più cose. Ricordate che, in quanto imprenditori, vi mancano tempo e denaro. È quindi una tentazione cercare di realizzare il più possibile e il più rapidamente possibile.

Sembra controintuitivo, ma il vero gioco dell'imprenditoria non è fare di più, ma fare la cosa giusta. Sembra abbastanza facile, ma è molto difficile da fare con costanza in un mercato molto competitivo e la maggior parte ricade nelle proprie cattive abitudini, compresa la vostra.

Esistono innumerevoli metodologie per determinare ciò che è veramente importante (ciò che sposta l'ago della bilancia, come ho detto prima) e ciò che non lo è.

Non entrerò nei dettagli in questa sede perché ci sono molti libri e articoli sull'argomento. Basti dire che è sempre necessario fare un passo indietro e valutare se questa cosa è fondamentale per il progresso della vostra azienda. Per progresso intendo scoprire se qualcosa potrebbe funzionare, eliminare un punto dolente per i vostri utenti/clienti, eliminare un collo di bottiglia nella vostra attività (ad esempio, le assunzioni), ecc.

Sono compiti importanti perché, una volta completati, si ha la sensazione che l'azienda sia maturata un po' e che possa passare alla fase successiva.

Al contrario, molti compiti non sono importanti, o ci sembrano tali quando invece sono solo urgenti. Questo non significa che possiate rimandarli all'infinito, ma forse potete aspettare e rivalutarli tra 1 o 2 settimane, o forse potete delegarli. Probabilmente scoprirete che molti di questi compiti possono essere saltati se aspettate un po', rendendosi conto che non erano così importanti come pensavate all'inizio.

Per maggiori informazioni, consultare ad esempio la Matrice Eisenhower.

Tempo di blocco

Come spiegato in precedenza, la maggior parte delle persone fa fatica a progredire nelle attività che ha definito prioritarie. Il motivo è che probabilmente si dà un'occhiata all'agenda più volte al giorno per vedere cosa sta per succedere, mentre le attività vivono in un sistema separato.

Gli imprenditori più esperti hanno imparato a loro spese che "se non è nel vostro calendario, molto probabilmente non succederà".

L'unica cosa che si fa per assicurarsi che un compito riceva l'attenzione necessaria è bloccare il tempo nel calendario.

A seconda dello strumento di calendario utilizzato, potreste essere in grado di trascinare facilmente un'attività sul vostro calendario per bloccare del tempo. Se vi attenete agli strumenti di calendario più convenzionali, potete comunque creare manualmente degli eventi per indicare che questo tempo è riservato a voi per lavorare su un compito importante.

La prossima volta che avete un compito importante da portare a termine entro la fine della settimana, bloccatelo all'inizio della settimana per essere sicuri di dedicargli il tempo che merita. E ricordate di tenere conto delle vostre preferenze e dei vostri livelli di energia, come discusso nella sezione precedente, ad esempio bloccando il tempo al mattino se è il momento in cui preferite concentrarvi.

Rimandare

La maggior parte degli strumenti di gestione delle attività offre una funzionalità di Snooze simile a quella che i client di posta elettronica offrono ormai da anni.

L'obiettivo della funzione Snooze è quello di consentire di ritardare la gestione di un elemento. Purtroppo, questa funzione funziona indicando un giorno al quale l'elemento deve essere sospeso, spesso il lunedì successivo.

Il problema è che quando arriva il lunedì, il vostro elenco di compiti per la giornata è composto da compiti in stati diversi. Da una parte ci sono i compiti che si era deciso di portare a termine oggi. Dall'altra ci sono le attività che volevate rivalutare.

E tutti questi sono mescolati insieme in un elenco disordinato.

Inoltre, la maggior parte dei prodotti per la gestione delle attività rimanda automaticamente al giorno successivo le attività non completate in un giorno.

Questo meccanismo di buone intenzioni, purtroppo, fa sì che l'elenco dei compiti della giornata cresca, fino al punto in cui non rappresenta più i compiti da portare a termine oggi, ma "le cose da fare a breve".

Un approccio migliore consiste nell'organizzare le attività che devono essere rivalutate in elenchi, idealmente su base settimanale se lo strumento utilizzato lo consente, altrimenti in lotti che rappresentano il breve, medio e lungo termine.

Inoltre, per le attività del giorno, si potrebbero avere elenchi per "la prossima settimana", "il prossimo mese" e "il prossimo anno" e spostare le attività da un elenco all'altro. Anche se non è l'ideale, può aiutare a combattere la perdita di significato della schermata Oggi. Provate e vedrete come inizierete la giornata più rilassati e concentrati semplicemente perché l'elenco Oggi è (quasi) vuoto e potete decidere, ogni giorno, su cosa concentrarvi invece di rimescolare gli elementi.

Consultare la sezione Strumenti: alcuni prodotti integrano questa nozione per impostazione predefinita, rendendoli molto potenti per pianificare con facilità.

All'inizio di ogni settimana, rivalutate i compiti della settimana per i quali non avete deciso quando lavorare esattamente:

  1. Rimandate a una settimana successiva tutti i compiti che non sono importanti per il raggiungimento degli obiettivi settimanali.
  2. Programmare le attività in un giorno specifico, ad esempio se c'è una scadenza.
  3. Bloccate il tempo per le voci più importanti, per essere sicuri di lavorarci sopra.

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