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Tattiche che aiutano a scaricare il cervello

Introduzione

Nel corso degli anni si sono dimostrate utili diverse metodologie che molti CEO impegnati nel mondo utilizzano ogni giorno.

Catturare tutto

Come spiegato nell'ormai famoso libro Getting Things Done, David Allen descrive un sistema per far uscire queste informazioni dal cervello il più rapidamente possibile, per liberare il cervello dallo stress inconscio che altrimenti produce.

Il metodo è noto come Getting Things Done (GTD) e funziona come segue:

  1. Ogni volta che si pensa a qualcosa
  2. Scrivetelo nel formato più crudo possibile e salvatelo in quella che viene chiamata la vostra casella di posta (dei pensieri).
  3. Non applicare alcuna formattazione, non inserire una descrizione, non delegarla o pianificarla, ma semplicemente tirarla fuori dal cervello.

Posta in arrivo zero

Con regolarità (potrebbe essere una volta alla settimana, al mese o anche ogni giorno), dovreste esaminare tutti gli elementi della vostra casella di posta e organizzarli, creando delle vere e proprie voci di lavoro che possono essere pianificate, delegate o semplicemente ignorate se sono già state completate.

Non si deve aspettare troppo per elaborare la posta in arrivo, perché altrimenti sarà demoralizzante passare in rassegna centinaia di elementi. Quanto meno si deve esaminare, tanto più è facile.

Scegliete la frequenza che fa per voi e attenetevi ad essa.

Potete anche creare dei blocchi di tempo nel vostro calendario per elaborare la vostra casella di posta o i vostri compiti (e/o la vostra casella di posta elettronica) per assicurarvi di dedicare del tempo a questa attività e su base regolare.

Questa metodologia, nota come Inbox Zero, viene utilizzata da professionisti impegnati in tutto il mondo per raggiungere uno stato di tranquillità non solo quando si tratta di e-mail ma anche di attività.

Per ogni elemento presente nella casella di posta, eseguire il seguente processo:

  1. Se l'articolo non è più rilevante, archiviatelo.
  2. Se l'operazione richiede meno di 2 minuti, eseguitela subito e segnatela come eseguita.
  3. Se si sa quando questo elemento deve essere completato, programmarlo per un giorno specifico.
  4. Se non sapete esattamente quando lavorare su questa voce, rimandatela a un secondo momento per riconsiderarla.
  5. Ripetere questa procedura fino a raggiungere la casella di posta zero.

Per ulteriori informazioni su GTD, consultare il libro di David Allen.

Regola dei 2 minuti

Per raggiungere la casella di posta zero, prendi in considerazione l'utilizzo della regola dei 2 minuti che molte persone impegnate usano per svuotare la loro casella di posta elettronica/attività.

Per ogni voce della vostra casella di posta, decidete cosa fare con ogni voce:

  1. Se l'articolo non è più rilevante, ignoratelo.
  2. A seconda dell'agibilità dell'elemento:
    a) Agibile (cioè un'attività)
    - Se l'attività è già stata svolta, contrassegnarla come completata
    - Altrimenti, pianificarla seguendo un metodo semplice per mantenere le cose il più semplici possibile in questa fase: se l'attività è importante, metterla in un secchio per considerarla questa settimana; se non è importante, rimandarla a una settimana successiva per riconsiderarla in futuro
    b) Non agibile (ad es. una nota) - Organizzarla nel suo contesto pertinente: una pagina dell'agenda ecc.
    - Organizzatela nel suo contesto pertinente: una pagina, un'agenda, ecc.